Case Study: Pusta & Partner Hausverwaltung Wien
Wie eine familiäre Hausverwaltung im digitalen Zeitalter auf Erfolgskurs bleibt
1. Einleitung: Familienbetrieb mit Weitblick
Wenn man an Hausverwaltungen denkt, fällt einem oft ein eher nüchternes Bild ein: Berge an Aktenordnern, Papierkram und komplizierte Eigentümerversammlungen. Dass es auch anders geht, beweist Pusta & Partner – ein Unternehmen, das seit über zwei Jahrzehnten von einem engagierten Familien-Team geführt wird.
Mag. (FH) Markus Pusta erzählt, wie alles begann: Ursprünglich war es sein Vater, der die Hausverwaltung ins Leben rief. Nach und nach stiegen er und sein Bruder in den Betrieb ein. Aus einer kleinen Hausverwaltung mit 1 Mitarbeiterin ist inzwischen ein Betrieb mit einer Vielzahl an Liegenschaften und Mitarbeitenden geworden. Doch Wachstum allein ist nicht alles: Entscheidend ist, dass dabei Herz, Transparenz und digitaler Fortschritt im Vordergrund stehen.
2. Die Anfänge: Vom kleinen Bestand zur großen Crew
Ganz klassisch: Vater gründet, die Söhne lernen das Handwerk und steigen ein. Doch sobald man genauer hinschaut, wird schnell klar, dass hier viel mehr passiert ist als nur klassisches „Mithelfen im Familienbetrieb“.
Erster großer Schritt: Übernahme eines befreundeten kleinen Verwaltungsstocks.
Kleiner Kreis, große Verantwortung: Anfangs war das Team minimal besetzt – alles lief über einen Schreibtisch.
Konsequentes Wachstum: Durch beständige Servicequalität und Mundpropaganda kamen immer mehr Anfragen. Heute werden eine Vielzahl an Objekten verwaltet.
Von Beginn an setzte die Familie Pusta auf Kundenorientierung: Statt starrer Abläufe gab es flexible Lösungen für Wohnungseigentümer, Mieter:innen und Partner:innen. „Wir sehen uns als Problemlöser, die bei jedem Anruf helfen wollen“, sagt Herr Mag. Pusta. Ein Credo, das auch in schwierigen Zeiten trägt.
3. Digitalisierung statt Staub auf Aktenordnern
3.1 Die Zeitenwende: Vom Fax zum Ticketsystem
Wer Mag. Markus Pusta zuhört, merkt: „Wir wollen nicht auf Papierbergen sitzenbleiben.“ In den letzten fünf bis zehn Jahren hat Pusta & Partner massiv in digitale Lösungen investiert. Während früher Nadeldrucker und unzählige Excel-Listen den Alltag prägten, arbeitet das Team heute mit:
Zentraler Hausverwaltungssoftware: Hier fließen Buchhaltung, Schadensmanagement und Dokumentation zusammen.
Ticketsystem für Schadensmeldungen: Kein Zettelchaos mehr. Mieter:innen und Eigentümer melden Probleme, und das Team kann den Fortschritt transparent verfolgen.
Cloud- und E-Mail-Services statt reiner Papierpost.
Dieses System bringt enorme Zeitersparnis und Fehlervermeidung. Wo man früher falsche Zahlen eintippte oder Belege händisch suchte, läuft heute ein automatisierter Abgleich. Dass dies enorm Druck von den Mitarbeitenden nimmt, ist ein Bonus – denn sie können sich auf die echten Probleme konzentrieren anstatt auf Bürokratie.
3.2 Corona als Digital-Turbo
Wie so vielen in der Branche, half auch Pusta & Partner der Druck von außen, noch schneller digital zu werden. Homeoffice, Online-Besprechungen und sogar virtuelle Eigentümerversammlungen via Microsoft Teams wurden plötzlich Alltag. Für klassische Hausverwaltungen war das ein großer Sprung. Doch rückblickend sagt Herr Mag. Pusta: „Wir haben gemerkt, wie viel angenehmer es ist, wenn man Versammlungen digital abhalten kann. Protokolle sind schneller fertig und niemand muss quer durch die Stadt fahren.“
4. Mitarbeiter:innen und Kultur: Arbeiten an der Problemfront
4.1 Wenn jedes Telefonat ein Problem bedeutet
Ein Satz, der in der Hausverwaltung häufig fällt: „Wer anruft, hat ein Problem.“ Und genau darin liegt die Herausforderung für das Personal. Ob Wasserschaden, defekte Heizung oder Diskussionen ums Budget – der tägliche Job dreht sich um das Lösen von Schwierigkeiten.
Pusta & Partner begegnet dem, indem sie gesunde Strukturen schaffen. Das heißt:
Stabile Softwarelandschaft: Niemand muss aus lauter Frust stundenlang nach Daten suchen.
Klare Zuständigkeiten: Aus dem Ticketsystem kann man direkt sehen, wer welchen Fall bearbeitet.
Menschlicher Zusammenhalt: Ein familiärer Team-Spirit trägt dazu bei, dass sich niemand allein gelassen fühlt.
4.2 Fachkräftemangel? Spezialisierung als Lösung
Wie überall in der Immobilienbranche fehlen auch hier gut ausgebildete Mitarbeiter:innen. Pusta & Partner kompensiert das durch Spezialisierung:
Kaufmännisches Team (Abrechnung, Buchhaltung)
Technisches Team (Gebäudeinspektionen, Sanierungsplanung)
Administratives Rückgrat (Kommunikation, Terminorganisation)
Statt eines Jack-of-all-trades gibt es also Fachleute für bestimmte Teilbereiche. Das macht die Arbeit effektiver und entlastet alle.
5. Eigentümer, Generationenwechsel und Bestellerprinzip
5.1 Neue Eigentümer, neue Prioritäten
Mag. Markus Pusta bemerkt, dass immer mehr jüngere Eigentümer zur Zielgruppe werden. Während ältere oft nur „ihre Ruhe“ wollten, setzen Jüngere z. B. auf klimaneutrale Sanierungen, digitale Abstimmungen und wünschen sich transparente Kostenaufschlüsselungen. Diese Generation verlangt eine digitalisierte Hausverwaltung – und genau darauf ist Pusta & Partner vorbereitet.
5.2 Bestellerprinzip und DIY-Mentalität
Ähnlich wie beim Thema Mietvermittlung fällt auf, dass manche Eigentümer versuchen, selbst zu vermieten oder sich das Maklerhonorar zu sparen. Dann landet oft die Arbeit (Mietvertrag, Besichtigungstermine, Interessentenprüfung) bei der Hausverwaltung, obwohl sie dafür nicht honoriert wird. Pusta & Partner löst das mit klaren Vereinbarungen: „Wenn wir’s machen sollen, klären wir das vorab vertraglich.“
In Summe entstehen durch das Bestellerprinzip häufig Mehraufwände, doch Markus Pusta ist überzeugt: Ein guter Makler oder eine verwaltungseigene Vermietungseinheit lohnt sich, weil falsche Mieter oder rechtliche Fehler in der Vertragsgestaltung später teurer werden.
6. Zukunftsausblick: Wachstum, Bauwerksbuch und KI
6.1 Mehr Regulierung und Bauwerksbuch
Große Themen am Horizont: Das Bauwerksbuch, das in Wien verpflichtend werden soll, erfordert lückenlose Dokumentation des Gebäudezustands. Für private Eigentümer oder traditionelle Verwaltungen mit Papierordnern stellt das ein Mammutprojekt dar. Pusta & Partner hat sich bereits vorbereitet:
Einheitliche Software zur Dokumentation (Fristen, Wartungen, Schäden)
Digitalarchiv für Baupläne und Wartungsnachweise
Proaktive Aufklärung der Eigentümer: Was kommt auf sie zu, welche Kosten und wie plant man das?
Mag. Pusta sieht hier einen klaren Vorteil für Verwaltungen, die frühzeitig in Technik investiert haben. Wer das verschläft, wird Schwierigkeiten haben, wenn die neuen Regeln greifen.
6.2 KI-gestütztes Arbeiten
Schon jetzt schreibt eine KI teilweise Protokolle von Eigentümerversammlungen. Man muss noch Korrektur lesen, aber die grobe Dokumentation übernimmt die Maschine. Ähnliches könnte sich in Zukunft für das Schadensmanagement ergeben: standardisierte Fälle werden von einer KI vorsortiert oder automatisiert an Handwerker:innen weitergeleitet.
All das setzt Mut zur Veränderung voraus. Doch Pusta & Partner sieht genau darin eine Chance: „Wenn Routinetätigkeiten digital laufen, haben wir mehr Zeit für persönliche Beratung und Konfliktlösung. Und das ist unsere Kernkompetenz.“
7. Lessons Learned – Was macht den Unterschied?
Digitalisierung ernst nehmen: Ein Ticketsystem und eine zentrale Verwaltungssoftware sind keine Extras, sondern essenzielle Werkzeuge, um in Zukunft zu bestehen.
Mitarbeiter:innen entlasten: Wer täglich Probleme löst, braucht klare Strukturen, Tools und menschlichen Rückhalt.
Spezialisierung: Ob Buchhaltung oder technische Inspektion – je tiefer die Expertise, desto besser für die Kundenbetreuung.
Proaktive Kundeninformation: Ständig ändernde Gesetze, steigende Kosten und neue Bauvorschriften verlangen viel Aufklärung. Wer das früh kommuniziert, vermeidet Konflikte.
Familien-Spirit: Vertrauen und kurze Entscheidungswege machen ein Unternehmen in der Hausverwaltung flexibler, schneller und resilienter.
8. Fazit: Moderne Hausverwaltung mit familiärem Kern
Pusta & Partner zeigt eindrucksvoll, dass eine hausverwaltende Familie nicht in verstaubten Aktenordnern steckenbleiben muss. Im Gegenteil: Die letzten Jahre belegen, dass Digitalisierung, Teamkultur und vorausschauende Planung es ermöglichen, selbst bei stark wachsendem Bestand qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
Während andere Verwaltungen vor den vielen neuen Auflagen oder komplexen Eigentümerwünschen kapitulieren, stellt sich Pusta & Partner offen der Zukunft. Ob Homeoffice, KI-gestützte Protokolle oder Bauwerksbuch – Mag. Markus Pusta und sein Team wissen, dass technischer Fortschritt kein Selbstzweck, sondern die Brücke zu effizienterem Service ist. Letztlich bleibt aber der Mensch, der Konflikte schlichtet und gemeinsam Lösungen findet, unersetzbar.
9. Warum WienerWebsiteWahnsinn Pusta & Partner so schätzt
Bei WienerWebsiteWahnsinn beschäftigen wir uns täglich mit Unternehmer:innen und Betrieben, die mutig neue Wege gehen. Pusta & Partner beeindruckt uns besonders, weil sie eine Branche modernisieren, die oft als konservativ und digital zurückhaltend wahrgenommen wird. Was uns am Familienbetrieb rund um Mag. Markus Pusta begeistert, ist ihr bodenständiger Pragmatismus, gepaart mit dem klaren Bekenntnis zu fortlaufender Innovation.
9.1 Familiäre Kultur trifft digitale Effizienz
In einer Zeit, in der Digitalisierung oft nur als Trendwort durch die Chefetagen geistert, setzt Pusta & Partner Technologie zielgerichtet und praxisnah ein. Vom Ticketsystem bis zu KI-unterstützten Protokollen – jede digitale Investition verfolgt ein klares Ziel: den Alltag der Mitarbeiter:innen und der Kund:innen zu erleichtern. Das schafft nicht nur mehr Zufriedenheit, sondern auch messbar höhere Effizienz. Genau das entspricht dem Ansatz von WienerWebsiteWahnsinn: Digitalisierung nicht als Selbstzweck, sondern als klarer Problemlöser.
9.2 Mut zur Spezialisierung als Vorbild
Die Entscheidung, im Unternehmen klare Verantwortlichkeiten zu schaffen und nicht jedem/jeder Mitarbeiter:in alle Tätigkeiten gleichzeitig aufzubürden, zeigt echte Weitsicht. Pusta & Partner löst damit nicht nur den akuten Fachkräftemangel, sondern verbessert auch nachhaltig die Servicequalität. Dieser Mut zur Spezialisierung ist etwas, das wir auch bei WienerWebsiteWahnsinn immer wieder empfehlen: Besser weniger tun, dafür aber exzellent.
9.3 Transparenz und Kommunikation – digitale Schlüsselkompetenzen
Was uns besonders beeindruckt: Markus Pusta erkennt, dass Technologie nicht nur Prozesse optimiert, sondern vor allem für Transparenz sorgt. Eigentümer:innen erwarten heute klare, zeitnahe und verständliche Kommunikation. Ein modernes Ticketsystem, automatisierte E-Mails und sofortige Protokollerstellung helfen dabei enorm. WienerWebsiteWahnsinn betont stets, dass digitale Tools letztlich vor allem Kommunikationsinstrumente sind, die Vertrauen schaffen und langfristige Beziehungen aufbauen.
9.4 Branchenwandel aktiv gestalten statt passiv erleiden
Die Herausforderungen der Immobilienbranche – ob Bauwerksbuch, Kostensteigerungen oder neue Kundenerwartungen – könnten viele Unternehmen lähmen. Nicht so Pusta & Partner. Statt den Kopf in den Sand zu stecken, begegnen Markus Pusta und sein Team diesen Herausforderungen proaktiv. Sie informieren frühzeitig, sensibilisieren ihre Kund:innen und passen Prozesse langfristig an. Für WienerWebsiteWahnsinn ist dies das perfekte Beispiel einer resilienten Unternehmensstrategie: Veränderungen frühzeitig antizipieren und aktiv gestalten, statt passiv abzuwarten.
9.5 Was wir von Pusta & Partner lernen
Die Erfolgsstory von Pusta & Partner bestätigt, dass es im digitalen Zeitalter nicht allein auf technische Lösungen, sondern auf das Zusammenspiel von Mensch, Kultur und Technologie ankommt. Dieses Verständnis deckt sich zu 100 % mit dem, was wir bei WienerWebsiteWahnsinn als Ideal vertreten:
Technologie ist kein Selbstzweck, sondern Mittel zur Effizienzsteigerung.
Spezialisierung entlastet Mitarbeiter:innen und verbessert den Kundenservice.
Transparenz baut Vertrauen und langfristige Kundenbindungen auf.
Mut zur Innovation ist die Grundlage langfristigen Erfolgs.
Wir bei WienerWebsiteWahnsinn ziehen den Hut vor Unternehmen wie Pusta & Partner, die nicht nur mit der Zeit gehen, sondern ihrer Zeit sogar einen Schritt voraus sind. Ihr Beispiel ist für uns und unsere Kund:innen gleichermaßen inspirierend – und zeigt, wie Digitalisierung eine gesamte Branche nachhaltig prägen kann.
HIER geht's zur Website von Pusta & Partner Hausverwaltungs GmbH Wien
